Wekan Demo und Test: selbst gehostetes Kanban in der Praxis

Suchen Sie nach „wekan demo“, und das meiste, was zurückkommt, ist entweder die README auf GitHub oder die Marketingseite eines Hosting-Anbieters. Keines von beiden sagt Ihnen, wie es wirklich ist, ein Board im Alltag zu führen. Darum geht es hier: was auf dem Bildschirm zu sehen ist, was die Automatisierung kann und was nicht, und wo die Oberfläche noch verrät, dass sie eine Meteor.js-App von 2016 mit frischem Anstrich ist.

Wekan ist der Trello-Klon unter den Open-Source-Tools, der dem Original am nächsten kommt, so nah, dass jeder, der Trello kennt, ein Wekan-Board öffnen und innerhalb einer Minute loslegen kann. Der Unterschied liegt nicht im Arbeitsablauf, sondern darin, wem der Server gehört. Trello ist das SaaS von Atlassian mit Preisen pro Nutzer jenseits der kostenlosen Stufe. Wekan ist MIT-lizenziert, selbst gehostet und unabhängig von der Teamgröße kostenlos, und das ist das ganze Verkaufsargument. Unser Vergleich von Wekan und Trello geht ausführlich auf Kosten und Dateneigentum ein; auf dieser Seite geht es um die Nutzung.

Wekan Demo: so sieht ein Board wirklich aus

Nach der Anmeldung landen Sie auf einer Liste der Boards, zu denen Sie gehören. Klicken Sie auf eines, und Sie sehen ein vertrautes Layout: senkrechte Listen (To Do, Doing, Done oder wie auch immer Sie sie umbenannt haben) voller Karten, die Sie zwischen den Spalten verschieben. Jede Karte öffnet sich in einer Detailansicht mit Beschreibungsfeld, Checklisten, Fälligkeitsdaten, Labels, zugewiesenen Mitgliedern und einem Aktivitätsprotokoll, wer wann was geändert hat.

Wo es sich weniger wie Trello anfühlt: bei den Swimlanes. Eine Swimlane ist eine waagerechte Reihe, die quer durch alle Listen läuft. Statt eines Boards mit vier Listen können Sie also drei Swimlanes haben (etwa eine pro Projekt oder eine pro Team), die jeweils durch dieselben Spalten To Do → Doing → Done laufen. Trello hat etwas Ähnliches erst seit Kurzem und versteckt es in bezahlten Tarifen. Wekan hat es seit Jahren, kostenlos.

Swimlanes, Labels und benutzerdefinierte Felder im Wekan Kanban-Board

Labels funktionieren wie erwartet: farbige Markierungen, nach denen Sie filtern, indem Sie in der Seitenleiste auf das Label selbst klicken. Hervorzuheben sind die benutzerdefinierten Felder: Sie können jeder Karte eines Boards ein Auswahlfeld, eine Zahl, ein Datum oder ein Kontrollkästchen hinzufügen und danach filtern und sortieren. Das macht aus einem einfachen Kanban-Board etwas, das eher einer schlanken Datenbankansicht ähnelt, nützlich, wenn Sie zum Beispiel einen Prioritätswert oder einen Kundennamen auf jeder Karte verfolgen, ohne ihn in den Titel zu quetschen.

Für sich genommen ist nichts davon einzigartig für Wekan. Bemerkenswert ist, dass alles enthalten ist, ohne Add-on-Marktplatz und ohne eine „Business Class“-Stufe, die benutzerdefinierte Felder hinter ein Abonnement sperrt.

WIP-Limits und die Regel-Engine

Legen Sie für eine Liste oder Swimlane ein WIP-Limit (Work in Progress) fest, und Wekan markiert es sichtbar, indem der Spaltenkopf rot wird, sobald Sie es überschreiten. Das ist ein kleines Detail, aber es ist der Unterschied zwischen einem Kanban-Board, das nur Karten speichert, und einem, das die Kernidee der Kanban-Methode wirklich durchsetzt: weniger anfangen, mehr fertigstellen.

Die Funktion Rules ist die größere Sache. Sie ist ein System aus Auslöser und Aktion: Wenn eine Karte in eine bestimmte Liste verschoben wird, wenn ein Fälligkeitsdatum verstreicht, wenn ein Label hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgelöst, etwa die Karte woandershin verschieben, ein weiteres Label hinzufügen, eine Benachrichtigung senden oder eine Checkliste anlegen. Es ist keine vollständige Workflow-Engine, erwarten Sie keine Verzweigungslogik oder Aufrufe externer APIs, aber für „Wenn eine Karte in Done landet, archiviere sie und benachrichtige den Ersteller“ deckt es die üblichen Fälle ab, ohne Zapier oder einen Webhook-Empfänger zu brauchen.

Wo die Oberfläche ihr Alter zeigt

Wekan verbirgt nicht, dass es eine ältere Codebasis ist. Modale Dialoge wirken einen Schritt hinter dem heutigen SaaS-Schliff, mehrere Karten auf einmal zu bearbeiten ist umständlicher, als es sein sollte, und manche Menüs brauchen zwei Klicks, wo ein modernes Tool einen bräuchte. Wenn Ihre Messlatte „fühlt es sich an wie Notion oder Linear?“ lautet, reicht es nicht.

Nichts davon ist ein K.-o.-Kriterium für das, wofür Wekan eigentlich gedacht ist: ein schnelles, selbst gehostetes Board für ein Team, das Boards, Listen, Karten und Automatisierung ohne monatliche Rechnung pro Nutzer will. Wenn Ihr Team eine wirklich ausgefeilte Mehrbenutzererfahrung mit Echtzeit-Cursorn und dem Interaktionsschliff eines ganzen Designteams braucht, ist das ein anderes Budget und ein anderes Tool. Geht es um die Kontrolle über Ihre Daten und null Lizenzkosten, sind die Ecken und Kanten ein fairer Tausch.

Wekan-Alternativen, die einen Vergleich lohnen

Trello ist der Maßstab, an dem jeder Wekan misst, und es gewinnt beim Schliff. Es berechnet aber pro Nutzer, sobald Sie über die kostenlose Stufe hinaus sind, was meist der Grund ist, warum man überhaupt einen Wekan-Test liest.

Auf der Open-Source-Seite ist Kanboard noch schlichter als Wekan und läuft problemlos auf einem winzigen Server. Taiga ist sinnvoll, wenn Ihr Team wirklich Scrum-Sprints fährt und einen Backlog neben dem Board will. Und wenn Sie eher etwas wie Jira als wie Trello brauchen, schauen Sie sich Plane an; unsere Gegenüberstellung von Plane und Jira zeigt, wo es passt. Das gesamte Feld finden Sie in unserer Liste der Open-Source-Alternativen zu Jira, in der Wekan am reinen Kanban-Ende steht.

Wekan-Preise: kostenlose Software, bezahlter Server

Wekan hat keine Preisseite, weil es nichts zu kaufen gibt. Der Code steht unter der MIT-Lizenz, jede Funktion auf dieser Seite steckt in der einen kostenlosen Edition, und keine Nutzerzahl zwingt Sie in einen bezahlten Tarif. Bezahlt wird die Maschine, auf der es läuft, und diese Rechnung bleibt gleich, ob fünf Personen das Board nutzen oder fünfzig.

Das ist der eigentliche Vergleich mit Trello: feste Serverkosten gegenüber einem Abonnement pro Nutzer. Für ein kleines Team im kostenlosen Tarif von Trello spart Wekan kein Geld. Es lohnt sich, sobald die Nutzerzahl wächst oder das Board-Limit der kostenlosen Stufe im Weg steht.

Wekan selbst hosten: ein Board zum Laufen bringen

Wekan lässt sich per Docker, Snap oder aus dem Quellcode (Node.js und Meteor) installieren, und die Empfehlungen des Projekts setzen die Untergrenze bei 1 GB freiem RAM, mit 4 GB empfohlen für alles über eine Handvoll Nutzer hinaus. Es gibt keinen offiziellen Cloud-Dienst wekan.io, Selbsthosting ist der Sinn der Sache, daher betreiben die meisten Teams es entweder selbst oder nutzen ein vorkonfiguriertes Image, das den Meteor-Build-Schritt ganz überspringt.

Genau das pflegt Meetrix: ein startklares AWS-AMI mit vorinstalliertem Wekan. Unser Entwicklerleitfaden führt durch Start mit CloudFormation, DNS und SSL von Anfang bis Ende, wenn Sie den Server nicht von Hand aufbauen möchten, und die Wekan-Installationsanleitung erklärt, was das AMI für Sie einrichtet. Wenn Wekan ein Baustein eines größeren Abschieds von SaaS ist, deckt unser Überblick über Collaboration-Tools im AWS Marketplace Chat, Video und Dateiaustausch ab.

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