ERPNext demo : visite guidée après l'installation

Cherchez « erpnext demo » et vous tombez surtout sur des pages de connexion d'instances privées d'autres entreprises, des sites de revente de partenaires ou un résumé Wikipédia sur ce qu'est un logiciel ERP en général. Rien de tout cela ne vous dit ce qui se passe réellement quand vous installez ERPNext vous-même. Voici donc la visite réelle : l'assistant de configuration, le premier écran de connexion et la liste des modules que vous obtenez sans payer le moindre module complémentaire.

Il y a deux façons de le voir par vous-même. Frappe (l'équipe qui construit ERPNext) propose une démo en ligne gratuite si vous voulez simplement cliquer un peu partout avant de vous engager. Ou vous déployez votre propre instance, ce que la plupart des entreprises finissent par faire de toute façon, car un essai partagé n'est pas l'endroit où l'on veut garder de vraies factures et des données clients. C'est le même raisonnement qui pousse à faire tourner la plupart des logiciels auto-hébergés sur AWS plutôt que dans un essai cloud partagé.

L'assistant de configuration vient en premier

Quel que soit le chemin que vous prenez, ERPNext ne vous jette pas directement dans un tableau de bord. La première chose que vous voyez est un assistant de configuration, qui demande les bases avant de vous laisser toucher à quoi que ce soit : la raison sociale de votre entreprise, le pays, la devise et la date de début de l'exercice fiscal. Sautez l'un de ces points et vous reviendrez ici plus tard de toute façon, car le plan comptable et les modèles de taxes dépendent du pays choisi.

Il propose aussi de charger un plan comptable par défaut adapté à votre pays. Acceptez. Construire un plan comptable de zéro n'est pas un bon usage de vos dix premières minutes avec un nouveau logiciel, et les modèles par défaut couvrent bien les structures d'entreprise courantes.

ERPNext demo : la connexion et le Workspace

Sur une installation neuve depuis l'AMI AWS, les identifiants par défaut de la démo ERPNext sont Administrator comme nom d'utilisateur et admin comme mot de passe. Changez-le immédiatement. Une instance ERP exposée à Internet avec des identifiants par défaut est exactement le genre de constat qui figure dans un rapport de test d'intrusion.

Une fois connecté, ERPNext organise tout en Workspaces, qui ne sont en réalité qu'une barre latérale de groupes de modules : Comptabilité, Ventes, Achats, Stock, Fabrication, Projets, etc. Chaque Workspace est une page d'accueil avec des raccourcis, des rapports et une liste de « saisie rapide » pour ce que vous ferez le plus dans ce domaine. Ce n'est pas tape-à-l'œil. Cela ressemble plus à un classeur bien rangé qu'à un tableau de bord SaaS moderne, et pour un ERP c'est le bon choix. Personne ne veut que son logiciel de facturation ait des opinions sur la typographie.

Les modules que vous obtenez par défaut

C'est la partie que la plupart des recherches « aperçu des modules erpnext » visent en réalité : ce qu'il y a dans la boîte avant d'installer quoi que ce soit en plus. Chaque module ci-dessous est documenté en détail dans la documentation officielle d'ERPNext, si vous voulez la référence complète champ par champ une fois que vous avez vu ce qu'il y a ici.

Comptabilité

Facturation, écritures de paiement, écritures de journal, rapprochement bancaire et états financiers (compte de résultat, bilan, flux de trésorerie) de série. Le multidevise fonctionne si votre activité en a besoin. Ce module à lui seul est ce que la plupart des petites entreprises paient aujourd'hui sous la forme d'un abonnement SaaS distinct.

CRM et Ventes

Capture de prospects, suivi des opportunités, devis et commandes clients, qui alimentent directement le module de Comptabilité : une affaire gagnée devient une facture sans rien ressaisir. Si vous avez déjà utilisé un CRM autonome, la vue du pipeline vous sera familière ; l'intégration avec la facturation est ce que les CRM autonomes ne vous donnent pas.

Stock et Achats

Suivi des stocks par entrepôt, seuils de réapprovisionnement, bons de commande et gestion des fournisseurs. Les mouvements de stock sont comptabilisés automatiquement, de sorte que votre bilan reflète la valeur des stocks sans étape de synchronisation manuelle.

Fabrication

Nomenclatures, ordres de fabrication et planification de la production. Pas quelque chose dont toutes les entreprises ont besoin, mais si vous fabriquez des biens physiques, c'est là, sans passer à un module de fabrication complémentaire comme l'exigent certains ERP concurrents.

Projets, caisse, qualité, immobilisations et support

Pour compléter la liste : suivi de projets et de tâches avec feuilles de temps, un écran de point de vente pour les comptoirs de commerce de détail, des listes de contrôle qualité liées à la fabrication et au stock, des plans d'amortissement des immobilisations et un module de tickets de support de type centre d'assistance. Aucun n'est une offre premium. Tous font partie de la même installation.

Une première heure réaliste

Après l'assistant de configuration, voici à quoi ressemble une vraie première session : créez un client, un article et une facture de vente. Cette seule boucle touche quatre modules (CRM, Stock, Comptabilité et le moyen de paiement que vous choisissez) et vous en dit plus sur l'adéquation d'ERPNext à votre façon de travailler que n'importe quelle liste de fonctionnalités.

Mon avis honnête, après avoir installé ces instances pour des clients : la courbe d'apprentissage est réelle mais concentrée au début. La première heure donne l'impression d'une avalanche de menus inconnus. À la deuxième ou troisième facture, le schéma s'enclenche, et on n'a plus l'impression d'un logiciel contre lequel il faut se battre.

Les limites de la démo face à votre propre instance

L'essai hébergé est vraiment utile pour un premier coup d'œil, mais il n'est pas conçu pour être votre système permanent. Les environnements partagés et d'essai sont réinitialisés, ne garantissent pas que vos données survivent à la période d'essai et ne tournent pas sur votre propre domaine avec votre propre certificat SSL.

Une instance déployée, comme celle que met en place l'AMI AWS de Meetrix, est l'inverse sur tous ces points : vos données restent en place, elle tourne sur votre domaine et le SSL est géré automatiquement si ce domaine est sur Route 53. C'est la vraie différence entre « démo » et « production » ici, et il vaut mieux la connaître avant de saisir de vraies données clients dans un compte d'essai.

Déployez votre propre ERPNext

Si la liste des modules ci-dessus couvre les besoins de votre entreprise, l'étape suivante est de déployer une instance que vous gardez vraiment. Meetrix maintient une AMI AWS préconfigurée pour ERPNext (actuellement en version 16.11.0, sous Ubuntu 24.04, suivie sur le dépôt GitHub du projet), et notre guide développeur et le guide de déploiement couvrent les étapes CloudFormation de bout en bout.

Vous le comparez d'abord à un autre ERP open source ? Nous avons rédigé une comparaison complète d'ERPNext et d'Odoo qui couvre un terrain voisin avec une autre philosophie de modules, et vous trouverez plus bas le même type de guide de déploiement pour Odoo.