Warum Nutzer Calendly verlassen
Calendly funktioniert. Wer eine Calendly Alternative kostenlos sucht, tut das selten, weil das Produkt schlecht wäre. Man wechselt wegen der Preisseite oder weil einem klar wird, dass jeder gebuchte Termin den eigenen Kalender über den Server eines anderen Unternehmens leitet.
Das sind zwei verschiedene Beschwerden, und sie haben zwei verschiedene Antworten. Wenn die Rechnung das Problem ist, löst ein kostenloses gehostetes Tool das, und mehrere der folgenden sind tatsächlich ohne Kosten brauchbar. Wenn die Daten das Problem sind, hilft nur das Selbsthosten, und das heißt: einen Server betreiben, für die Backups zuständig sein und die Updates selbst einspielen. Kostenlos im Sinne von keiner Rechnung, nicht im Sinne von keiner Arbeit.
Eines sollten Sie vor der Liste wissen: Die wichtigste Open-Source-Option hat 2026 ihre Gestalt verändert. Der selbst hostbare Code von Cal.com erscheint jetzt unter einem anderen Namen und mit einer anderen Empfehlung. Das wird weiter unten erklärt, denn die meisten Artikel zu diesem Thema sind noch nicht auf dem neuesten Stand.
Calendly Alternative kostenlos: Was „kostenlos“ wirklich bedeutet
Jedes der folgenden Tools wird irgendwo auf seiner Website als kostenlos bezeichnet, und das Wort erfüllt dabei drei völlig verschiedene Aufgaben. Wer weiß, welche davon er vor sich hat, spart sich in sechs Monaten eine Migration.
Ein echter kostenloser Tarif
Dauerhaft kostenlos für einen Nutzer und eine Buchungsart, die nützlichen Funktionen stehen hinter einem bezahlten Tarif. Für Freiberufler, die allein arbeiten, reicht das dauerhaft. An die Grenze stoßen Sie, sobald Sie einen zweiten Kalender, ein Team oder Ihr eigenes Branding auf der Buchungsseite brauchen.
Eine Testphase mit Gratis-Etikett
Kostenlos, bis die Testphase endet oder der kostenlose Tarif stillschweigend nicht mehr abdeckt, was Sie inzwischen brauchen. Das ist der häufigste Fall und nicht unehrlich, aber planen Sie mit der Rechnung, statt sich von ihr überraschen zu lassen.
Open Source
Nie eine Rechnung, bei beliebig vielen Nutzern. Sie zahlen stattdessen mit Serverzeit: Hosting, TLS-Zertifikate, Backups, die Sie wirklich getestet haben, und die Updates. Im großen Maßstab mit Abstand die günstigste Option und die teuerste, wenn im Team niemand die Verantwortung übernehmen will.
Wenn Sie eine kostenlose Alternative zu Calendly suchen, weil sich ein Abonnement kaum noch rechtfertigen lässt, ist die dritte Art die, die kostenlos bleibt. Die ersten beiden verschieben die Rechnung nur.
So wählen Sie das beste Terminplanungstool aus
Die Wahl des richtigen Terminplanungstools kann stark beeinflussen, wie gut Sie Ihre Zeit verwalten und sich mit anderen abstimmen. Diese Faktoren sind entscheidend:
- Budget: Entscheiden Sie, ob ein kostenloses Tool genügt oder ob Sie die erweiterten Funktionen eines kostenpflichtigen Dienstes brauchen.
- Anpassbarkeit: Legen Sie fest, wie viel Kontrolle Sie über Erscheinungsbild, Branding und Abläufe brauchen.
- Integrationen: Prüfen Sie, wie gut sich das Tool in Ihre Kalender, Ihr CRM und andere wichtige Software einbinden lässt.
- Hosting: Wählen Sie zwischen dem Komfort eines Cloud-Dienstes und der Kontrolle einer selbst gehosteten Lösung.
- Benutzerfreundlichkeit: Das Tool sollte für Sie und Ihre Kunden intuitiv und leicht zugänglich sein.
- Support und Community: Beurteilen Sie, wie viel Unterstützung es gibt, ob durch ein eigenes Team oder durch eine Nutzer-Community.
1. Cal.diy: die beste kostenlose, quelloffene und selbst gehostete Alternative
Wer eine robuste und vielseitige Alternative zu Calendly sucht, findet in Cal.diy eine der besten Optionen, vor allem wenn es eine kostenlose, quelloffene und selbst gehostete Lösung sein soll. Cal.diy ist die MIT-lizenzierte Open-Source-Community-Edition der Terminplanungsplattform Cal.com. Seit April 2026 setzt das gehostete Produkt von Cal.com auf ein Closed-Source-SaaS-Modell, und sein selbst hostbarer Code wurde separat als Cal.diy neu veröffentlicht, mit der offiziellen Empfehlung für den persönlichen Einsatz und nicht für die Produktion.
Die wichtigsten Funktionen von Cal.diy
- Benutzerfreundliche Oberfläche: einfach und intuitiv für jedes technische Niveau.
- Mehrere Kalenderintegrationen: funktioniert mit Google Calendar, Microsoft Outlook und Apple Calendar.
- Automatische Erinnerungen: Richten Sie Erinnerungen per E-Mail oder SMS ein, um nicht wahrgenommene Termine zu verringern.
- Flexible Terminarten: Erstellen Sie Einzeltermine, Gruppentermine oder Termine mit mehreren Zeitfenstern.
- Stark anpassbar: volle Kontrolle über Aussehen, Verhalten und Funktionen.
- API-Zugang für Entwickler: Erweitern Sie den Funktionsumfang mit eigenen Integrationen.
Cal.diy im Vergleich zu Calendly: Vergleichstabelle
| Funktion | Cal.diy | Calendly |
|---|---|---|
| Kosten | Kostenlos, Open Source (das Hosting zahlen Sie selbst) | Kostenlos (mit kostenpflichtigen Optionen) |
| Open Source | Ja | Nein |
| Selbsthosting | Ja | Nein |
| Anpassbarkeit | Volle Kontrolle | Eingeschränkt |
| Vorgesehener Einsatz | Persönliches Selbsthosting, nicht für die Produktion | Produktionsreifer Cloud-Dienst |
So installieren und hosten Sie Ihren eigenen Server ganz einfach
Wenn Sie Cal.diy selbst hosten möchten, geht das dank eines vorkonfigurierten Amazon Machine Image (AMI) unkompliziert. So können Sie Cal.diy mit minimalem Aufwand auf AWS bereitstellen. Die ausführliche Anleitung von Meetrix führt Sie durch den Einstieg:
Installationsanleitung: Cal.diy auf AWS mit vorkonfiguriertem AMI selbst hosten
Auf Google Cloud: Die Terminplanungsplattform Cal.diy über den Google Cloud Marketplace bereitstellen
Sie suchen eine Alternative zu Cal.com, oder Cal.com selbst?
Das sorgt häufig für Verwirrung, deshalb eine klare Erklärung.
Jahrelang war Cal.com die Antwort auf „Open-Source-Alternative zu Calendly“. Man konnte das Repository klonen und selbst betreiben. 2026 hat sich das geändert: Der selbst hostbare Code wurde abgespalten und lebt jetzt als Cal.diy weiter, weiterhin MIT-lizenziert und sehr lebendig (das Repository trägt die gut 48.000 Sterne des Projekts und wurde zuletzt im August 2026 aktualisiert). Die alte GitHub-URL calcom/cal.com leitet inzwischen dorthin um, weshalb die Hälfte der Anleitungen, die Sie finden, noch auf einen Pfad zeigt, den es nicht mehr gibt.
Die ehrliche Antwort hängt also davon ab, was Sie tatsächlich wollen:
- Wenn Sie es selbst und kostenlos betreiben wollen, ist Cal.diy das Richtige, und Sie sollten den Hinweis „persönlicher Einsatz, nicht für die Produktion“ ernst nehmen, statt ihn als Floskel abzutun. Es ist ein von der Community gepflegtes Projekt ohne Sicherheitsgarantien.
- Wenn Sie eine Terminplanung wollen, um die Sie sich nicht kümmern müssen, und darauf Ihr Geschäft aufbauen, ist das gehostete Produkt von Cal.com der Weg mit Support. Es ist ein kostenpflichtiges SaaS, löst also die Beschwerde über die Datenkontrolle, aber nicht die über den Preis.
- Wenn Sie hier sind, weil Cal.com selbst zu teuer geworden ist, ist Easy!Appointments das nächstliegende selbst gehostete Pendant, das noch wirklich kostenlos und gepflegt ist.
2. SimplyBook.me (gehostet)
Ein gehosteter Dienst, nicht Open Source. Einen Blick wert, wenn Ihre Buchungen über soziale Netzwerke eingehen und nicht über einen Link, den Sie in eine E-Mail einfügen, denn genau darauf ist er ausgelegt.
- Kunden können direkt über Facebook, Instagram und das Google-Unternehmensprofil buchen
- Eine vollständig gebrandete Buchungsseite statt einer Seite mit dem Logo eines anderen Unternehmens
- E-Mail- und SMS-Erinnerungen, also die Funktion, die nicht wahrgenommene Termine wirklich verringert
- Zahlung direkt bei der Buchung
Der Haken ist der übliche: Es ist der Server eines anderen, und die nützlichen Tarife sind kostenpflichtig.
3. Setmore (gehostet)
Ebenfalls gehostet, ebenfalls nicht Open Source, und klar auf Unternehmen ausgerichtet, die mit Terminen arbeiten, nicht auf Softwareteams. Wiederkehrende Termine, Square und Stripe für Zahlungen, Buchung über soziale Netzwerke und mobile Apps, die wirklich brauchbar sind, wenn Sie Ihren Tag vom Smartphone aus organisieren.
Wenn Sie ein Salon, eine Praxis oder eine Beratung sind und Kundentermine vergeben, passt das besser als ein Tool für Entwickler. Wenn Sie ein Softwareteam sind, das interne Meetings plant, ist es mehr Produkt, als Sie brauchen.
4. Doodle (gehostet)
Doodle gehört zu einer anderen Kategorie und wird ständig falsch einsortiert. Es ist eine Umfrage, keine Buchungsseite. Sie schlagen Zeiten vor, die Teilnehmer haken an, was passt, und Sie wählen den Gewinner.
Um neun Personen in einen Raum zu bekommen, ist es noch immer das Schnellste, was es gibt, und externe Teilnehmer brauchen kein Konto. Für die alltägliche Aufgabe „einen Termin in meinem Kalender buchen“, die Calendly erledigt, ist es das falsche Werkzeug. Die Anpassungsmöglichkeiten sind dünn, und die besseren Funktionen sind kostenpflichtig.
5. Easy!Appointments (Open Source, GPL-3.0)
Zusammen mit Cal.diy ist dies eine von nur zwei wirklich quelloffenen Optionen auf der Liste. Es steht auf GitHub unter der GPL-3.0, hat rund 4.300 Sterne und wird weiterhin aktiv gepflegt.
Es verwaltet mehrere Leistungen und mehrere Mitarbeiter, synchronisiert sich mit Google Calendar und lässt sich über Plugins erweitern. Es ist in PHP geschrieben und läuft daher auf günstigem Shared Hosting, auf dem keine Node-Anwendung laufen würde, was es unauffällig zur am einfachsten bereitzustellenden Option hier macht.
Weniger ausgefeilt als Cal.diy. Auch weniger anspruchsvoll, und es trägt keinen Hinweis, der von der Nutzung in der Produktion abrät.
6. Booked Scheduler (jetzt kommerziell)
Hier lohnt es sich, ehrlich zu sein, denn die meisten Artikel, auch unsere frühere Version, liegen falsch. Booked Scheduler ging aus phpScheduleIt hervor und war jahrelang Open Source. Inzwischen wird es als vollständig gehostetes Produkt für etwa 15 $ pro Monat verkauft, und die Website bietet keine kostenlose selbst gehostete Community-Edition mehr an.
Alte GPL-Forks des Codes liegen noch auf GitHub, wenn Sie danach suchen, aber ein ungepflegter Fork eines Buchungssystems ist kein Plan. Stark bleibt es bei der Planung von Ressourcen, Räumen und Geräten, weniger bei persönlichen Meeting-Terminen. Wählen Sie es nur nicht in der Erwartung kostenloser Software.
7. Koalendar (kostenlos, gehostet)
Weder Open Source noch selbst hostbar, auch wenn es in vielen Übersichten so aufgeführt wird. Es ist ein gehosteter Dienst, und sein kostenloser Tarif ist der großzügigste hier: unbegrenzte Buchungen und Terminlinks, Kalendersynchronisierung mit Google, Outlook und iCloud, Videokonferenzen und eine mobile App, ohne Kreditkarte.
Wenn Sie allein arbeiten, das Calendly-Erlebnis ohne Kosten wollen und keinen Server betreiben möchten, fangen Sie hier an. Für Teams, Branding und Zahlungen gibt es einen kostenpflichtigen Pro-Tarif.
8. Zcal (kostenlos, gehostet)
Dieselbe Kategorie wie Koalendar. Gehostet, nicht Open Source und ungewöhnlich großzügig: zcal packt fast alles in den kostenlosen Tarif, einschließlich unbegrenzter Links und Kalenderverbindungen, die bezahlten Tarife richten sich an Teams.
Es setzt auf eine aufgeräumte Buchungsseite und ein datenschutzbewusstes Versprechen. Dieses Versprechen betrifft aber, wie das Unternehmen mit Ihren Daten umgeht, nicht, dass Sie sie selbst besitzen. Wenn die Anforderung von Ihrer Rechtsabteilung kam, erfüllt das nicht, Selbsthosting dagegen schon.
Womit ich anfangen würde
Wenn Sie allein arbeiten, nur einen Buchungslink brauchen und die Calendly-Rechnung Sie stört, nehmen Sie Koalendar oder Zcal und lesen Sie nicht weiter. Gehostet, kostenlos, in zehn Minuten erledigt. Selbsthosten, um ein paar Dollar im Monat zu sparen, ist kein guter Tausch gegen Ihre Abende.
Wenn Sie ein Team sind und der Einwand der Preis pro Nutzer ist, kippt beim Selbsthosten die Rechnung. Der Server kostet dasselbe, ob ihn fünf oder fünfzig Personen nutzen, und es ist die einzige Option auf dieser Liste, bei der ein wachsendes Team die Rechnung nicht wachsen lässt.
Wenn der Einwand die Datenkontrolle ist und nicht das Geld, ist Selbsthosting hier die einzige echte Antwort, und die ehrliche Version lautet: Es ist eine kleine dauerhafte Verpflichtung und keine einmalige Installation. Jemand muss die Updates einspielen und prüfen, ob sich die Backups wiederherstellen lassen. Wenn im Team niemand diese Aufgabe will, ist ein kostenpflichtiges gehostetes Tool mit einem ordentlichen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) das bessere Ergebnis als ein vernachlässigter Server.
Und wenn Sie Ihr Geschäft darauf aufbauen, nehmen Sie den Hinweis von Cal.diy zur Nutzung außerhalb der Produktion beim Wort, statt darüber hinwegzulesen.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die wichtigsten Vorteile von Open-Source-Terminplanungstools?
Open-Source-Tools sparen Kosten, bieten völlige Freiheit bei der Anpassung, vermeiden die Abhängigkeit von einem Anbieter, sind durch ihre Transparenz sicherer und werden von einer aktiven Community unterstützt. Außerdem behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten.
Ist der Wechsel von Calendly zu einer Open-Source-Alternative schwierig?
Der Aufwand hängt von der gewählten Alternative ab. Die meisten Tools synchronisieren Kalender, was den Wechsel erleichtert. Bei selbst gehosteten Lösungen ist für Einrichtung und Wartung technisches Know-how nötig.
Welche Open-Source-Alternative zu Calendly eignet sich am besten für kleine Teams?
Koalendar und zcal haben die großzügigsten kostenlosen Tarife. Beide werden gehostet, Sie müssen also nichts betreiben, und die Kosten steigen nicht, wenn weitere Personen hinzukommen. Setmore passt zu Unternehmen, die mit Terminen arbeiten. Wenn die Rechnung unabhängig von der Teamgröße bei null bleiben soll und jemand bereit ist, sich um einen Server zu kümmern, ist das Selbsthosten von Cal.diy oder Easy!Appointments die Option, die ohne Gebühr pro Nutzer skaliert.
Können diese Open-Source-Tools Bereitstellungen im Unternehmensmaßstab bewältigen?
Hier ist Vorsicht geboten, denn die ehrliche Antwort fällt enger aus, als die meisten Übersichten vermuten lassen. Cal.diy, die selbst gehostete Open-Source-Edition von Cal.com, trägt einen offiziellen Hinweis, der sie nur für den persönlichen Einsatz und nicht für die Produktion empfiehlt. Für eine Terminplanung, von der ein Unternehmen abhängt, ist sie also nicht die richtige Wahl. Easy!Appointments steht unter der GPL-3.0 und wird aktiv gepflegt, damit ist sie die glaubwürdigste kostenlose selbst gehostete Option im größeren Maßstab. Booked Scheduler ist kein kostenloses Open-Source-Projekt mehr, sondern wird inzwischen als gehostetes Produkt verkauft. Für die Terminplanung in der Produktion mit einem Supportvertrag im Hintergrund passt das verwaltete SaaS-Produkt von Cal.com besser.
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